Pengelolaan Kas Kecil (2)

A.      Macam-macam bukti transaksi kas kecil

1.    Kuitansi

Kuitansi adalah surat bukti adanya penerimaan uang pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang mnerima uang. Kuitansi pada umumnya mempunyai dua sisi, yaitu sisi kanan dan sisi kiri.

2.     Cek

Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek tersebut atau si pembawa cek.

3.    Faktur

Faktur adalah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dijual. Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk pembeli, lembar kedua untuk penjual, dan lembar ketiga untuk arsip.

4.     Nota

a.    Nota Kontan

     Nota kontan adalah bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai. Nota kontan dibuat oleh penjual untuk pembeli. Biasanya dibuat rangkap dua, lebar yang asli diberikan kepada pembeli sedangkan salinannya disimpan sebagai arsip oleh penjual. Dalam nota kontan dijelaskan tentang :

1.    Nama barang

2.    Banyak barang

3.    Harga satuan

4.    Jumlah, harga satuan dikali banyknya barang yang dibeli

5.    Jumlah harga seluruhnya (total)

b.    Nota debet dan nota kredit

     Nota debet dan nota kredit adalah bukti transaksi adanya pengembalian barang karena barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang dibeli tidak sesuai pesanan dan sebagaibukti adanya pengurangan utang usaha. Sedangkan nota kredit dibuat oleh penjual yang menerima barang kembali dan sebagai bukti adanya pengurangan piutang usaha.

5.    Bukti kas masuk

Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas kecil. Bukti penerimaan kas kecil dilampirkan juga foto kopi cek apabila pemberian dana kas kecil menggunakan cek.

6.    Bukti kas keluar

Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran.

7.    Formulir pengajuan dana kas kecil

Formulir pengajuan dana kas kecil adalah formulir yang digunakan untuk mengajukan pengisian dana kas kecil. Formulir pengajuan dana kas kecil ini hanya digunakan pada sistem imprest, yaitu pada pembukuan kas kecil sistem dana tetap, sedangkan pada sistem fluktuatif tidak menggunakan formulir pengajuan dana kas kecil.

B.       Perlengkapan dan peralatan administrasi

Perlengkapan dan peralatan administrasi yang perlu dipersiapkan dalam mengelola kas kecil, antara lain:

c.    Formulir bukti kas masuk

d.   Formulir bukti kas keluar

e.   Formulir pengajuan dana kas kecil

f.     Berbagai macam bukti transaksi

g.   Peti uang

h.   Ordner

i.     Buku kas

j.    Alat tulis

k.  Komputer

l.     Printer

m. Perforator

n.   Stapler

o.  Tab/guide

       Perlengkapan administrasi dana kas kecil

1.    Bukti transaksi penerimaan atau pengisian kembali dana kas kecil, seperti: cek.

2. Bukti transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran uang tunai dari dana kas kecil seperti;

     1) bukti pembayaran biaya listrik dari PLN

     2) bukti pembayaran biaya air dari PDAM

     3) bukti pembayaran telepon dari PT TELKOM

     4) bukti pembelian alat-alat kantor, seperti: nota        kontan

     5) bukti pembayaran biaya iklan, seperti: kuitansi

     6) bukti pembelian materai dan perangko

     7) bukti pengeluaran untuk ongkos transportasi, seperti bon atau kuitansi

3.  Peralatan tulis menulis, seperti: bolpoint, pensil, karet penghapus, penggaris, dsb.

4.  Alat untuk menghitung, seperti: kalkulator

5. Formulir jurnal

6. Formulir penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil.

7. Buku kas kecil.

C.       Mengenali Dokumen Pemakaian Kas Kecil

Kasir pemegang kas kecil dapat mengklasifikasikan ke dalam perkiraan-perkiraan yang tepat:

           1  Pembelian perangko dan materai termasuk ke dalam perkiraan peralatan kantor atau suplai kantor                 atau benda pos.

           2.    Dana sosial untuk karyawan yang sakit atau anggota keluarganya meninggal, termasuk dalam 

                perkiraan biaya rupa-rupa.

           3.    Pengisian bensin dan solar untuk kendaraan guna kepentingan kantor dimasukkan pada biaya                        transportasi.

           4.    Biaya iklan di surat kabar, radio, dan pembuatan brosur dimasukkan pada perkiraan biaya iklan.

           5.  Biaya listrik dan air dimasukkan pada perkiraan biaya listrik dan air.

           6.  Biaya telepon, faksimile, telex dimasukkan pada biaya telepon, dsb.