Pengelolaan Kas Kecil (2)

A.      Macam-macam bukti transaksi kas kecil

1.    Kuitansi

Kuitansi adalah surat bukti adanya penerimaan uang pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang mnerima uang. Kuitansi pada umumnya mempunyai dua sisi, yaitu sisi kanan dan sisi kiri.

2.     Cek

Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek tersebut atau si pembawa cek.

3.    Faktur

Faktur adalah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dijual. Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk pembeli, lembar kedua untuk penjual, dan lembar ketiga untuk arsip.

4.     Nota

a.    Nota Kontan

     Nota kontan adalah bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai. Nota kontan dibuat oleh penjual untuk pembeli. Biasanya dibuat rangkap dua, lebar yang asli diberikan kepada pembeli sedangkan salinannya disimpan sebagai arsip oleh penjual. Dalam nota kontan dijelaskan tentang :

1.    Nama barang

2.    Banyak barang

3.    Harga satuan

4.    Jumlah, harga satuan dikali banyknya barang yang dibeli

5.    Jumlah harga seluruhnya (total)

b.    Nota debet dan nota kredit

     Nota debet dan nota kredit adalah bukti transaksi adanya pengembalian barang karena barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang dibeli tidak sesuai pesanan dan sebagaibukti adanya pengurangan utang usaha. Sedangkan nota kredit dibuat oleh penjual yang menerima barang kembali dan sebagai bukti adanya pengurangan piutang usaha.

5.    Bukti kas masuk

Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas kecil. Bukti penerimaan kas kecil dilampirkan juga foto kopi cek apabila pemberian dana kas kecil menggunakan cek.

6.    Bukti kas keluar

Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran.

7.    Formulir pengajuan dana kas kecil

Formulir pengajuan dana kas kecil adalah formulir yang digunakan untuk mengajukan pengisian dana kas kecil. Formulir pengajuan dana kas kecil ini hanya digunakan pada sistem imprest, yaitu pada pembukuan kas kecil sistem dana tetap, sedangkan pada sistem fluktuatif tidak menggunakan formulir pengajuan dana kas kecil.

B.       Perlengkapan dan peralatan administrasi

Perlengkapan dan peralatan administrasi yang perlu dipersiapkan dalam mengelola kas kecil, antara lain:

c.    Formulir bukti kas masuk

d.   Formulir bukti kas keluar

e.   Formulir pengajuan dana kas kecil

f.     Berbagai macam bukti transaksi

g.   Peti uang

h.   Ordner

i.     Buku kas

j.    Alat tulis

k.  Komputer

l.     Printer

m. Perforator

n.   Stapler

o.  Tab/guide

       Perlengkapan administrasi dana kas kecil

1.    Bukti transaksi penerimaan atau pengisian kembali dana kas kecil, seperti: cek.

2. Bukti transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran uang tunai dari dana kas kecil seperti;

     1) bukti pembayaran biaya listrik dari PLN

     2) bukti pembayaran biaya air dari PDAM

     3) bukti pembayaran telepon dari PT TELKOM

     4) bukti pembelian alat-alat kantor, seperti: nota        kontan

     5) bukti pembayaran biaya iklan, seperti: kuitansi

     6) bukti pembelian materai dan perangko

     7) bukti pengeluaran untuk ongkos transportasi, seperti bon atau kuitansi

3.  Peralatan tulis menulis, seperti: bolpoint, pensil, karet penghapus, penggaris, dsb.

4.  Alat untuk menghitung, seperti: kalkulator

5. Formulir jurnal

6. Formulir penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil.

7. Buku kas kecil.

C.       Mengenali Dokumen Pemakaian Kas Kecil

Kasir pemegang kas kecil dapat mengklasifikasikan ke dalam perkiraan-perkiraan yang tepat:

           1  Pembelian perangko dan materai termasuk ke dalam perkiraan peralatan kantor atau suplai kantor                 atau benda pos.

           2.    Dana sosial untuk karyawan yang sakit atau anggota keluarganya meninggal, termasuk dalam 

                perkiraan biaya rupa-rupa.

           3.    Pengisian bensin dan solar untuk kendaraan guna kepentingan kantor dimasukkan pada biaya                        transportasi.

           4.    Biaya iklan di surat kabar, radio, dan pembuatan brosur dimasukkan pada perkiraan biaya iklan.

           5.  Biaya listrik dan air dimasukkan pada perkiraan biaya listrik dan air.

           6.  Biaya telepon, faksimile, telex dimasukkan pada biaya telepon, dsb.

PENGELOLAAN KAS KECIL (1)

A.      Pengertian Kas Kecil

Menurut KBBI, kas adalah tempat menyimpan uang; tempat membayar dan menerima uang; keluar masuknya uang. Sedangkan menurut Kamus Istilah Akuntansi, kas merupakan alat pembayaran yang dapat diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Dalam arti sempit, kas adalah sejumlah uang tunai dalam bentuk uang kertas dan uang logam, sedangkan dalam arti yang lebih luas, kas juga termasuk cek, wesel pos, dan simpanan bank. Jadi, kas adalah alat pembayaran yang digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

Yang termasuk kas perusahaan antara lain:

                  1).            Uang tunai yakni uang kertas dan uang logam sebagai alat pembayaran yang sah

                  2).            Cek yaitu surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek atau si pembawa cek

                  3).            Cashier’s check yaitu cek yang dibuat oleh suatu bank, yang merupakan surat perintah bayar dari bank kepada bank itu sendiri.

                  4).            Treveler’s check yaitu cek perjalanan yang dikeluarkan oleh suatu bank untuk kepentinan oang-orang yang bepergian dan dapat digunakan untuk melakukan pembayaran-pembayaran.

                  5).            Simpanan di bank

                  6).            Postal money order yaitu sejenis pos wesel yang setiap waktu dapat diuangkan di kantor pos.

                  7).            Money order yaitu surat perintah abyar yang setiap waktu dapat ditukarkan dengan uang oleh yang disebutkan dalam surat tersebut.

Yang tidak termasuk kas, antara lain:

                    1).          Time deposit (deposito berjangka) yaitu simpanan uang di bank yang tidak dapat diuangkan setiap waktu. Pengambilannya harus menunggu selama jangka waktu tertentu.

                    2).          Obligasi yang dikeluarkan oleh perusahaan lain

                    3).          Saham yang dikeluarkan oleh perusahaan lain

Kas Kecil (pettty cash) yaitu sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar keperluan atasan atau pimpinan atau bagian di kantor yang jumlahnya relatif kecil, sehingga mendukung kelancaran kegiatan pimpinan.

B.       Tujuan Kas Kecil

Tujuan dibentuknya kas kecil, antara lain:

1.      Untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya kecil (biasanya sudah ditentukan batas maksimum)

2.      Untuk membayar pengeluaran yang sifatnya mendadak

3.      Untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dibayarkan dengan cek

4.      Untuk membantu kelancaran kegiatan pimpinan

5.      Untuk membantu administrasi kantor atau sekretaris dalam melaksanakan tugasnya yaitu memberikan pelayanan yang optimal kepada kolega dan pelanggan

C.       Karakteristik Kas Kecil

1.      Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- )

2.      Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

3.      Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.

4.      Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).

D.      Prosedur Penanganan Kas Kecil

1.      Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan.

2.      Jika permohonan disetujui, administrasi kantor atau sekretaris menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek

3.      Staf administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Bukti Kas Masuk, ditandatangai oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor atau sekretaris  tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek). Berilah no bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan tanggal.

4.      Catat pemasukan kas ke dalam buku kas

5.      Uang disimpan dalam tempat yang aman. Diataruh dalam peti uang khusus yang berukuran kecil (kotak kas kecil atau cash box), kemudian disimpan dalam lemari yang terkunci.

6.      Bukti Kas Masuk disimpan dalam ordner

7.      Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran  harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabakan serta sah menurut hukum.

8.      Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur, dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal.

9.      Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar

10.  Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan sistem yang digunakan.

11.  Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner

12.  Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas keceil lengkap dengan bukti-bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaprkan ke bagian keuangan utnuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil berikutnya, transaksinya begitu seterusnya.

E.       Penetapan Batas Saldo Minimal dan Maksimal

Diawal pembentukan kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominl yang akan ditentukan disesuaikan dengan sekala operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah di umumkan secara resmi, dab disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang.

F.        Petugas Pelaksanan Kas Kecil

Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas keci lain yang dapat menggantikannya.

Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel).

Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sanpai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.

Daftar Pustaka

Endang R, Sri, dkk. 2011. Modul Mengelola Kas Kecil. Jakarta: Erlangga

(Sumber lain yang relevan)