10 Februari 2014, perjalanan itu dimulai pada pukul 13.30 WIB dari kos Vimel tercinta menuju ke salah satu Mall di Semarang. Sebelum menuju Mall, terlebih dahulu kami mengantar kakak Dian tersayang bertemu dengan sang Abi. Terik matahari menerjang kami di sepanjang perjalanan menuju jalan Agus Salim. Pukul 13.40 WIB akhirnya kami sampai di tempat tujuan pertama. Setelah berbincang sebentar, kami pun melanjutkan perjalanan menuju ke Mall untuk melepas penat, stress, dan keluh kesah (hahaha). Tepat pukul 14.00 WIB kami sampai pada tujuan yakni Citra Land.....
Senin, 10 Februari 2014
Rabu, 28 Agustus 2013
Pengelolaan Kas Kecil (2)
A.
Macam-macam
bukti transaksi kas kecil
1. Kuitansi
Kuitansi adalah surat bukti
adanya penerimaan uang pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang
mnerima uang. Kuitansi pada umumnya mempunyai dua sisi, yaitu sisi kanan dan
sisi kiri.
2. Cek
Cek adalah surat perintah yang
dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut membayar
sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek
tersebut atau si pembawa cek.
3. Faktur
Faktur adalah surat bukti
terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh
penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dijual.
Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk pembeli, lembar kedua
untuk penjual, dan lembar ketiga untuk arsip.
4. Nota
a.
Nota
Kontan
Nota kontan adalah bukti transaksi
terjadinya pembelian secara tunai. Nota kontan dibuat oleh penjual untuk
pembeli. Biasanya dibuat rangkap dua, lebar yang asli diberikan kepada pembeli
sedangkan salinannya disimpan sebagai arsip oleh penjual. Dalam nota kontan
dijelaskan tentang :
1.
Nama
barang
2.
Banyak
barang
3.
Harga
satuan
4.
Jumlah,
harga satuan dikali banyknya barang yang dibeli
5.
Jumlah
harga seluruhnya (total)
b.
Nota
debet dan nota kredit
Nota debet dan nota kredit adalah bukti
transaksi adanya pengembalian barang karena barang rusak atau tidak sesuai
dengan pesanan. Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang dibeli tidak
sesuai pesanan dan sebagaibukti adanya pengurangan utang usaha. Sedangkan nota
kredit dibuat oleh penjual yang menerima barang kembali dan sebagai bukti
adanya pengurangan piutang usaha.
5. Bukti
kas masuk
Bukti kas masuk adalah bukti
transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah menerima
sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas kecil.
Bukti penerimaan kas kecil dilampirkan juga foto kopi cek apabila pemberian
dana kas kecil menggunakan cek.
6. Bukti
kas keluar
Bukti kas keluar adalah bukti
transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah mengeluarkan
sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran.
7. Formulir
pengajuan dana kas kecil
Formulir pengajuan dana kas kecil
adalah formulir yang digunakan untuk mengajukan pengisian dana kas kecil.
Formulir pengajuan dana kas kecil ini hanya digunakan pada sistem imprest,
yaitu pada pembukuan kas kecil sistem dana tetap, sedangkan pada sistem
fluktuatif tidak menggunakan formulir pengajuan dana kas kecil.
B.
Perlengkapan
dan peralatan administrasi
Perlengkapan dan peralatan administrasi
yang perlu dipersiapkan dalam mengelola kas kecil, antara lain:
c. Formulir
bukti kas masuk
d. Formulir
bukti kas keluar
e. Formulir
pengajuan dana kas kecil
f. Berbagai
macam bukti transaksi
g. Peti
uang
h. Ordner
i. Buku
kas
j. Alat
tulis
k. Komputer
l. Printer
m. Perforator
n. Stapler
o. Tab/guide
Perlengkapan administrasi dana kas kecil
1. Bukti
transaksi penerimaan atau pengisian kembali dana kas kecil, seperti: cek.
2. Bukti transaksi yang
berkaitan dengan pengeluaran uang tunai dari dana kas kecil seperti;
1) bukti pembayaran biaya listrik dari PLN
2) bukti pembayaran biaya air dari PDAM
3) bukti pembayaran telepon dari PT TELKOM
4) bukti pembelian alat-alat kantor, seperti: nota kontan
5) bukti pembayaran biaya iklan, seperti: kuitansi
6) bukti pembelian materai dan perangko
7) bukti pengeluaran untuk ongkos
transportasi, seperti bon atau kuitansi
3. Peralatan tulis menulis, seperti: bolpoint,
pensil, karet penghapus, penggaris, dsb.
4.
Alat untuk menghitung, seperti:
kalkulator
5.
Formulir jurnal
6.
Formulir penerimaan dan pengeluaran atau
mutasi dana kas kecil.
7.
Buku kas kecil.
C.
Mengenali
Dokumen Pemakaian Kas Kecil
Kasir pemegang kas
kecil dapat mengklasifikasikan ke dalam perkiraan-perkiraan yang tepat:
1 Pembelian
perangko dan materai termasuk ke dalam perkiraan peralatan kantor atau suplai
kantor atau benda pos.
2. Dana
sosial untuk karyawan yang sakit atau anggota keluarganya meninggal, termasuk
dalam
perkiraan biaya rupa-rupa.
3. Pengisian
bensin dan solar untuk kendaraan guna kepentingan kantor dimasukkan pada biaya transportasi.
4. Biaya
iklan di surat kabar, radio, dan pembuatan brosur dimasukkan pada perkiraan
biaya iklan.
5. Biaya
listrik dan air dimasukkan pada perkiraan biaya listrik dan air.
6. Biaya
telepon, faksimile, telex dimasukkan pada biaya telepon, dsb.
Senin, 19 Agustus 2013
PENGELOLAAN KAS KECIL (1)
A.
Pengertian
Kas Kecil
Menurut KBBI,
kas adalah tempat menyimpan uang; tempat membayar dan menerima uang; keluar
masuknya uang. Sedangkan menurut Kamus Istilah Akuntansi, kas merupakan alat
pembayaran yang dapat diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan.
Dalam arti sempit, kas adalah sejumlah uang tunai dalam bentuk uang kertas dan
uang logam, sedangkan dalam arti yang lebih luas, kas juga termasuk cek, wesel
pos, dan simpanan bank. Jadi, kas adalah alat pembayaran yang digunakan untuk
membiayai kegiatan umum perusahaan.
Yang termasuk
kas perusahaan antara lain:
1).
Uang
tunai yakni uang kertas dan uang logam sebagai alat pembayaran yang sah
2).
Cek
yaitu surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank,
agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang
namanya tertera di dalam cek atau si pembawa cek
3).
Cashier’s
check yaitu cek yang dibuat oleh suatu bank, yang merupakan surat perintah
bayar dari bank kepada bank itu sendiri.
4).
Treveler’s
check yaitu cek perjalanan yang dikeluarkan oleh suatu bank untuk kepentinan
oang-orang yang bepergian dan dapat digunakan untuk melakukan
pembayaran-pembayaran.
5).
Simpanan
di bank
6).
Postal
money order yaitu sejenis pos wesel yang setiap waktu dapat diuangkan di kantor
pos.
7).
Money
order yaitu surat perintah abyar yang setiap waktu dapat ditukarkan dengan uang
oleh yang disebutkan dalam surat tersebut.
Yang tidak termasuk kas, antara lain:
1).
Time
deposit (deposito berjangka) yaitu simpanan uang di bank yang tidak dapat
diuangkan setiap waktu. Pengambilannya harus menunggu selama jangka waktu
tertentu.
2).
Obligasi
yang dikeluarkan oleh perusahaan lain
3).
Saham
yang dikeluarkan oleh perusahaan lain
Kas Kecil
(pettty cash) yaitu sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar keperluan
atasan atau pimpinan atau bagian di kantor yang jumlahnya relatif kecil,
sehingga mendukung kelancaran kegiatan pimpinan.
B.
Tujuan
Kas Kecil
Tujuan dibentuknya kas kecil, antara
lain:
1.
Untuk
membayar pengeluaran yang jumlahnya kecil (biasanya sudah ditentukan batas
maksimum)
2.
Untuk
membayar pengeluaran yang sifatnya mendadak
3.
Untuk
keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dibayarkan
dengan cek
4.
Untuk
membantu kelancaran kegiatan pimpinan
5.
Untuk
membantu administrasi kantor atau sekretaris dalam melaksanakan tugasnya yaitu
memberikan pelayanan yang optimal kepada kolega dan pelanggan
C.
Karakteristik
Kas Kecil
1.
Jumlahnya
dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah
ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan
menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan
(biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- )
2.
Dipergunakan
untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari
3.
Disimpan
di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty
cash box atau di dalam sebuah amplop.
4.
Ditangani
atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).
D.
Prosedur
Penanganan Kas Kecil
1.
Staf
administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil
(mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau
bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya
yang telah disetujui oleh pimpinan.
2.
Jika
permohonan disetujui, administrasi kantor atau sekretaris menerima dana
pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek
3.
Staf
administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam
Bukti Kas Masuk, ditandatangai oleh administrasi kantor atau sekretaris dan
kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari
administrasi kantor atau sekretaris
tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek). Berilah
no bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan tanggal.
4.
Catat
pemasukan kas ke dalam buku kas
5.
Uang
disimpan dalam tempat yang aman. Diataruh dalam peti uang khusus yang berukuran
kecil (kotak kas kecil atau cash box), kemudian disimpan dalam lemari yang
terkunci.
6.
Bukti
Kas Masuk disimpan dalam ordner
7.
Staf
administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai
dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris
harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya.
Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti
pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabakan serta sah menurut hukum.
8.
Setiap
terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat
pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas
Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur, dan
kuitansi. Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal.
9.
Minta
tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar
10.
Catat
dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan sistem yang
digunakan.
11.
Simpan
semua dokumen pengeluaran pada ordner
12.
Buat
laporan pertanggungjawaban penggunaan kas keceil lengkap dengan bukti-bukti
transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya
akan dilaprkan ke bagian keuangan utnuk mendapatkan kembali pengisian dana kas
kecil berikutnya, transaksinya begitu seterusnya.
E.
Penetapan
Batas Saldo Minimal dan Maksimal
Diawal
pembentukan kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti
mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah
disampaikan di atas, nominl yang akan ditentukan disesuaikan dengan sekala
operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menggap perlu untuk mengubah
batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan,
akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah di umumkan secara resmi, dab
disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan
dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam
melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang.
F.
Petugas
Pelaksanan Kas Kecil
Minimal ada dua
petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan
untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu
orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil
meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya
masih ada petugas kas keci lain yang dapat menggantikannya.
Seorang kasir
kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai
dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil,
dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan yang
memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel).
Manajemen
hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas
kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai
dari tata cara pengisian kembali kas kecil sanpai dengan cara-cara rekonsiliasi
kas kecil, dan prosedur pembelian.
Daftar Pustaka
Endang
R, Sri, dkk. 2011. Modul Mengelola Kas Kecil. Jakarta: Erlangga
(Sumber lain yang relevan)
Langganan:
Postingan (Atom)